L'agence VaubanSept personnes, un seul outil, et une dirigeante qui pilote en chiffres.
Claire dirige une agence de sept personnes : cinq négociateurs, une assistante, et elle. Chacun avait ses dossiers, ses mails, son tableur. Personne n'avait la même information. Voilà ce qu'on a changé.
« Il est où, le dossier ? »
Un propriétaire appelle : où en est son T3 ? Le négociateur qui le suit est en visite. Personne d'autre ne sait répondre : l'historique est dans sa boîte mail, les photos sur son téléphone, les candidatures dans un classeur.
Ce que fait l'outil
Le bien est le dossier, pour toute l'agence
Chaque bien porte tout : photos, diagnostics, échéances, visites passées, candidatures en cours. N'importe qui à l'agence répond au propriétaire en dix secondes, même quand le négociateur est sur la route.
bien · T3 rue des Lilas
suivi par K. Meyer- Appel propriétaire : point fait par l'assistante
- 2 candidatures reçues · dossiers complets
- Visite groupée · 4 candidats · CR déposé
Les visites du samedi, organisées le vendredi soir
Cinq négociateurs, douze visites, trois voitures : chaque vendredi soir, l'assistante passait deux heures à composer les tournées par SMS, et un candidat sur cinq ne venait pas.
Ce que fait l'outil
Le planning se remplit, les tournées s'ordonnent
Les candidats réservent leurs créneaux, les rappels partent la veille, et chaque négociateur reçoit sa tournée du samedi ordonnée avec l'itinéraire. Les no-shows ont fondu, le vendredi soir est rendu à l'assistante.
samedi · tournées de l'agence
12 visites · 5 négociateurs| négociateur | tournée | candidats |
|---|---|---|
| K. Meyer | 3 biens · quartier Lilas | 6 confirmés |
| S. Blanc | 2 biens · Vieux-Port | 3 confirmés |
| T. Robin | 3 biens · ZA Nord | 4 confirmés · 1 relancé |
| M. Costa | 2 biens · Centre | 2 confirmés |
rappels envoyés hier 18 h · itinéraires sur téléphone
Douze candidatures, douze formats, une soirée
Pour un seul T3 : des dossiers par mail, par papier, incomplets, en double. Les comparer honnêtement prenait une soirée, et le propriétaire attendait une réponse « objective » qu'on avait du mal à justifier.
Ce que fait l'outil
Les dossiers se comparent sur un écran
Les candidatures arrivent normalisées : revenus, garants, complétude. L'agence les compare côte à côte, classées par solidité, et le choix se justifie sur des critères écrits. La réponse part à tous, retenus ou non.
candidatures · t3 rue des lilas
classées par solidité| dossier | revenus | garant | score |
|---|---|---|---|
| M.-L. Dupont | 3,4 × loyer | oui · parent | 92 |
| B. Martin | 2,9 × loyer | oui · Visale | 74 |
| K. Bernard | 2,4 × loyer | non | 55 |
| Dossier incomplet × 2 | relance envoyée | … | en attente |
le choix se justifie · pièces des non-retenus purgeables (rgpd)
Claire pilotait à l'instinct
Combien de mandats ce trimestre, quel négociateur transforme le mieux, quels biens dorment ? Claire le sentait, sans pouvoir le prouver : les chiffres étaient éparpillés dans sept têtes et trois tableurs.
Ce que fait l'outil
Miel : l'agence en chiffres, chaque matin
Tout ce que l'équipe saisit alimente Miel, la surcouche data. Claire ouvre son dashboard : mandats, délais de location, transformation par négociateur, biens qui dorment. Les décisions du lundi se prennent sur des chiffres, pas sur des impressions.
miel · pilotage agence · claire
à l'écran de claire ce matin
- K. Meyer8 mandats · 71 % de transformation
- Local ZA Nordvacant · 64 j · décision à prendre
- T2 Carnotfin de bail · 30 septembre
Ce qui change pour l'agence.
Sept personnes, sept versions de l'information
Un dossier par bien, le même pour tous
Le vendredi soir sacrifié aux tournées SMS
Planning et itinéraires prêts à 17 h
Une soirée pour comparer douze dossiers
Un écran, un classement justifiable
Un pilotage à l'instinct
Les chiffres de l'agence chaque matin, via Miel
L'outil de l'agence, fonction par fonction.
Chaque fonction a sa page, avec son écran et les métiers qui s'en servent.
- BiensRempli une fois, proprement : fini le « c'est dans quel mail, déjà ? ».→
- PlanningQui est où, ce qui peut s'enchaîner, ce qu'on peut promettre sans décaler quelqu'un d'autre.→
- CandidaturesNormalisés, classés par solidité, le choix se justifie sur des critères écrits.→
- PilotageTout ce que le terrain saisit remonte, sans ressaisie, dans un écran qui décide.→
- ConnecteursL'ERP, la compta, les fichiers Excel : connectés en lecture, rafraîchis chaque nuit.→
Les métiers voisins.
Leur page suit la même logique : une semaine racontée, et l'écran qui règle chaque problème.
- SyndicHélène, syndicTrente-huit immeubles, neuf cents copropriétaires, et chacun a raison d'appeler.→
- Gestion locativeKarine, administratrice de biensCent quatre-vingts loyers le 1er, et quatre-vingt-quinze propriétaires qui veulent leur compte.→
- Marchand de biensAntoine, marchand de biensSix opérations en parallèle, et la marge qui se décide dans les détails.→
Votre métier n'y est pas ? Décrivez-le au configurateur, il compose l'outil en direct.
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