Karine, administratrice de biens.Cent quatre-vingts loyers le 1er, et quatre-vingt-quinze propriétaires qui veulent leur compte.
Karine a 38 ans, administratrice de biens avec une assistante : cent quatre-vingts lots en gestion pour quatre-vingt-quinze propriétaires. Chaque mois, les loyers rentrent, se rapprochent, se reversent, et chaque trimestre, il faut rendre des comptes à chacun. Voilà ce qu'on a supprimé.
Cent quatre-vingts quittances le 1er du mois
Le 1er, les loyers arrivent par virement, par prélèvement, parfois par chèque. Karine rapprochait chaque encaissement à la main, éditait les quittances une à une, et passait la première semaine du mois à ça. Les retards se voyaient le 15, quand il était déjà tard.
Ce que fait l'outil
Les quittances partent, les encaissements se rapprochent
Les avis d'échéance partent le 25, les encaissements se rapprochent depuis le relevé bancaire, la quittance part dès que le loyer est reconnu. Le 5, Karine ouvre la liste des retards, déjà relancés au premier palier, et la première semaine du mois lui est rendue.
loyers · septembre · 180 lots
171 encaissés · 9 en retard| lot | locataire | loyer | état |
|---|---|---|---|
| T2 rue Carnot | Mme Perez | 560 € | encaissé · quittance envoyée |
| T3 Les Lilas | M. Dupont | 720 € | encaissé · quittance envoyée |
| Local ZA Nord | SARL Ondine | 1 450 € | relance palier 1 · j+5 |
| Maison Vieux-Port | Fam. Aubert | 1 150 € | prélèvement rejeté · relancé |
rapprochement depuis le relevé bancaire · reversements propriétaires préparés le 10
Le compte rendu de gestion, une semaine par trimestre
Chaque propriétaire attend son compte rendu : loyers encaissés, charges, honoraires, travaux, solde reversé. Quatre-vingt-quinze documents à assembler depuis la comptabilité, et un propriétaire qui appelle parce qu'une facture de plombier n'y figure pas.
Ce que fait l'outil
Le compte rendu se génère depuis ce qui a été saisi
Tout ce que Karine saisit dans le trimestre, loyers, factures d'intervention, honoraires, alimente le compte rendu de chaque propriétaire. Le dernier jour du trimestre, les quatre-vingt-quinze documents se génèrent, se relisent, et partent avec les justificatifs joints.
compte rendu de gestion · 3e trimestre · M. Weber
2 lots · justificatifs joints- Loyers encaissés
- 4 320 € · 3 mois · 2 lots
- Charges et interventions
- chauffe-eau T2 · 640 € · facture jointe
- Honoraires de gestion
- 7 % · 302 €
- Reversé au propriétaire
- 3 378 € · virement du 05/10
✓ généré le 30/09 · relu par Karine · envoyé avec 4 justificatifs
La révision de loyer oubliée sur quarante baux
Chaque bail se révise à sa date anniversaire, selon l'indice publié. Karine le faisait par vagues, quand elle y pensait, et découvrait des baux jamais révisés depuis trois ans. Des loyers en dessous, des propriétaires qui le remarquent, et une révision rétroactive impossible.
Ce que fait l'outil
La révision se calcule à la date anniversaire
Chaque bail porte sa date de révision et son indice de référence. À l'anniversaire, le nouveau loyer se calcule avec l'indice publié, le courrier au locataire se prépare, et le prochain avis d'échéance l'applique. Karine valide en dix secondes, depuis son téléphone.
révisions · octobre
14 baux · indice du trimestre| lot | loyer actuel | révisé | état |
|---|---|---|---|
| T2 rue Carnot | 560 € | 574 € | courrier envoyé |
| T3 Les Lilas | 720 € | 738 € | à valider |
| Studio Jaurès | 410 € | 420 € | à valider |
| Maison Vieux-Port | 1 150 € | 1 179 € | courrier envoyé |
aucun bail oublié · appliqué au prochain avis d'échéance
Le chauffe-eau du T2, entre le locataire, le plombier et le propriétaire
Le locataire signale une panne. Karine appelle un plombier, reçoit un devis, demande l'accord du propriétaire, relance le plombier, prévient le locataire, puis refacture. Dix échanges pour un chauffe-eau, et l'un des trois qui ne sait jamais où on en est.
Ce que fait l'outil
L'intervention suit son fil, les trois sont informés
La demande du locataire ouvre une intervention sur le lot. Le devis du plombier y arrive, le propriétaire le valide en un clic depuis son message, le locataire reçoit le créneau, la facture se rattache au lot et passe dans le compte rendu. Personne ne rappelle Karine pour savoir.
T2 rue Carnot · chauffe-eau
intervention n° 412- Chauffe-eau remplacé · locataire et propriétaire prévenus
- Devis 640 € validé par le propriétaire depuis son message
- Panne signalée par la locataire · plombier saisi
Ce qui change pour Karine.
La première semaine du mois passée à quittancer
Encaissements rapprochés, quittances parties seules
Une semaine par trimestre à assembler des comptes rendus
Quatre-vingt-quinze documents générés, justificatifs joints
Des baux jamais révisés depuis trois ans
La révision calculée à chaque date anniversaire
Dix échanges pour un chauffe-eau
Une intervention suivie, les trois informés
L'outil de Karine, fonction par fonction.
Chaque fonction a sa page, avec son écran et les métiers qui s'en servent.
- LoyersLa première semaine du mois vous est rendue ; les retards se voient le 5, pas le 15.→
- BauxPré-rempli avec ce que l'outil sait déjà, relu par vous, signé en ligne.→
- BiensRempli une fois, proprement : fini le « c'est dans quel mail, déjà ? ».→
- FacturationGénérée sans ressaisie, envoyée sur place, relancée par paliers que vous réglez.→
- PilotageTout ce que le terrain saisit remonte, sans ressaisie, dans un écran qui décide.→
Les métiers voisins.
Leur page suit la même logique : une semaine racontée, et l'écran qui règle chaque problème.
- Marchand de biensAntoine, marchand de biensSix opérations en parallèle, et la marge qui se décide dans les détails.→
- Agence immoL'agence VaubanSept personnes, un seul outil, et une dirigeante qui pilote en chiffres.→
- SyndicHélène, syndicTrente-huit immeubles, neuf cents copropriétaires, et chacun a raison d'appeler.→
Votre métier n'y est pas ? Décrivez-le au configurateur, il compose l'outil en direct.
Voir une démo
L'outil de Karine, montré sur vos documents.
Envoyez-nous un devis, une facture ou un bon de commande. On vous montre en 30 minutes, en visio, ce qu'apisea en fait.
- 30 minutes en visio, sans engagement
- Vos clients et votre catalogue repris depuis vos fichiers
- Opérationnel la première semaine