exemple 17·cent quatre-vingts lots
gestion locative
Karine, administratrice de biens. Cent quatre-vingts loyers le 1er, et quatre-vingt-quinze propriétaires qui veulent leur compte.
Karine a 38 ans, administratrice de biens avec une assistante : cent quatre-vingts lots en gestion pour quatre-vingt-quinze propriétaires. Chaque mois, les loyers rentrent, se rapprochent, se reversent, et chaque trimestre, il faut rendre des comptes à chacun. Voilà ce qu'on a supprimé.
son histoire, écran par écran ↓
01·le problème
Cent quatre-vingts quittances le 1er du mois
Le 1er, les loyers arrivent par virement, par prélèvement, parfois par chèque. Karine rapprochait chaque encaissement à la main, éditait les quittances une à une, et passait la première semaine du mois à ça. Les retards se voyaient le 15, quand il était déjà tard.
→ la solution
Les quittances partent, les encaissements se rapprochent
Les avis d'échéance partent le 25, les encaissements se rapprochent depuis le relevé bancaire, la quittance part dès que le loyer est reconnu. Le 5, Karine ouvre la liste des retards, déjà relancés au premier palier, et la première semaine du mois lui est rendue.
loyers · septembre · 180 lots
171 encaissés · 9 en retard| lot | locataire | loyer | état |
|---|---|---|---|
| T2 rue Carnot | Mme Perez | 560 € | encaissé · quittance envoyée |
| T3 Les Lilas | M. Dupont | 720 € | encaissé · quittance envoyée |
| Local ZA Nord | SARL Ondine | 1 450 € | relance palier 1 · j+5 |
| Maison Vieux-Port | Fam. Aubert | 1 150 € | prélèvement rejeté · relancé |
rapprochement depuis le relevé bancaire · reversements propriétaires préparés le 10
02·le problème
Le compte rendu de gestion, une semaine par trimestre
Chaque propriétaire attend son compte rendu : loyers encaissés, charges, honoraires, travaux, solde reversé. Quatre-vingt-quinze documents à assembler depuis la comptabilité, et un propriétaire qui appelle parce qu'une facture de plombier n'y figure pas.
→ la solution
Le compte rendu se génère depuis ce qui a été saisi
Tout ce que Karine saisit dans le trimestre, loyers, factures d'intervention, honoraires, alimente le compte rendu de chaque propriétaire. Le dernier jour du trimestre, les quatre-vingt-quinze documents se génèrent, se relisent, et partent avec les justificatifs joints.
compte rendu de gestion · 3e trimestre · M. Weber
2 lots · justificatifs joints- Loyers encaissés
- 4 320 € · 3 mois · 2 lots
- Charges et interventions
- chauffe-eau T2 · 640 € · facture jointe
- Honoraires de gestion
- 7 % · 302 €
- Reversé au propriétaire
- 3 378 € · virement du 05/10
✓généré le 30/09 · relu par Karine · envoyé avec 4 justificatifs
03·le problème
La révision de loyer oubliée sur quarante baux
Chaque bail se révise à sa date anniversaire, selon l'indice publié. Karine le faisait par vagues, quand elle y pensait, et découvrait des baux jamais révisés depuis trois ans. Des loyers en dessous, des propriétaires qui le remarquent, et une révision rétroactive impossible.
→ la solution
La révision se calcule à la date anniversaire
Chaque bail porte sa date de révision et son indice de référence. À l'anniversaire, le nouveau loyer se calcule avec l'indice publié, le courrier au locataire se prépare, et le prochain avis d'échéance l'applique. Karine valide en dix secondes, depuis son téléphone.
les révisions d'octobre, calculées et validées d'un doigt
révisions · octobre
14 baux · indice du trimestre| lot | loyer actuel | révisé | état |
|---|---|---|---|
| T2 rue Carnot | 560 € | 574 € | courrier envoyé |
| T3 Les Lilas | 720 € | 738 € | à valider |
| Studio Jaurès | 410 € | 420 € | à valider |
| Maison Vieux-Port | 1 150 € | 1 179 € | courrier envoyé |
aucun bail oublié · appliqué au prochain avis d'échéance
04·le problème
Le chauffe-eau du T2, entre le locataire, le plombier et le propriétaire
Le locataire signale une panne. Karine appelle un plombier, reçoit un devis, demande l'accord du propriétaire, relance le plombier, prévient le locataire, puis refacture. Dix échanges pour un chauffe-eau, et l'un des trois qui ne sait jamais où on en est.
→ la solution
L'intervention suit son fil, les trois sont informés
La demande du locataire ouvre une intervention sur le lot. Le devis du plombier y arrive, le propriétaire le valide en un clic depuis son message, le locataire reçoit le créneau, la facture se rattache au lot et passe dans le compte rendu. Personne ne rappelle Karine pour savoir.
T2 rue Carnot · chauffe-eau
intervention n° 412- locataire
- Mme Perez · signalé le 02/09
- propriétaire
- M. Weber · devis validé le 03/09
- prestataire
- plomberie Ruiz · 640 € · posé le 05/09
- compte rendu
- facture jointe au 3e trimestre
Fil d'activité
- 05/09Chauffe-eau remplacé · locataire et propriétaire prévenus
- 03/09Devis 640 € validé par le propriétaire depuis son message
- 02/09Panne signalée par la locataire · plombier saisi
Le 1er du mois,
rendu à Karine.
karine · les loyers se quittancent sans elle
ce que ça change·en clair
Avant / après.
La première semaine du mois passée à quittancer
→ Encaissements rapprochés, quittances parties seules
Une semaine par trimestre à assembler des comptes rendus
→ Quatre-vingt-quinze documents générés, justificatifs joints
Des baux jamais révisés depuis trois ans
→ La révision calculée à chaque date anniversaire
Dix échanges pour un chauffe-eau
→ Une intervention suivie, les trois informés
le prix·comment il se construit
Pas de grille tarifaire, mais pas de surprise non plus.
Deux entreprises du même métier n'ont pas le même outil, donc pas le même prix. Il se construit en cinq marches, les mêmes pour tout le monde.
- ▪ 01avant tout le reste
L'audit
- ▪ 02une fois, au démarrage
Le développement de votre outil
- ▪ 03chaque mois
L'abonnement
- ▪ 04quand vous le décidez
Ce que vous ajoutez plus tard
- ▪ 05incluse
L'intelligence artificielle
Trente minutes, sur vos vrais dossiers.
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▪ ce que son outil sait faire