exemple 20·huit techniciens
maintenance multitechnique
Fatou, maintenance multitechnique. Soixante contrats, mille visites par an, et un délai d'intervention à tenir la nuit.
Fatou a 40 ans et dirige une entreprise de maintenance multitechnique de huit techniciens : chauffage, ventilation, électricité, plomberie, pour des bureaux, des commerces et des résidences. Soixante contrats, chacun avec ses visites obligatoires et son délai de dépannage. Voilà ce qu'on a supprimé.
son histoire, écran par écran ↓
01·le problème
Soixante contrats, mille visites préventives par an
Chaque contrat impose ses visites : deux par an sur la chaudière, quatre sur la ventilation, une sur le tableau électrique. Fatou tenait le planning sur un tableur de trois cents lignes, et un client signalait lui-même une visite manquée, avant de renégocier son contrat à la baisse.
→ la solution
Les contrats génèrent leurs visites, l'année entière
Chaque contrat porte ses équipements et leurs périodicités. Les mille visites de l'année se posent d'elles-mêmes, se groupent par site et par secteur, et le planning des techniciens se remplit avec. Ce qui n'est pas fait à l'échéance remonte avant que le client s'en aperçoive.
préventif · 60 contrats · année en cours
visites prévues
1 012
réalisées à date
744
à jouren retard
3
contre 41 l'an dernier12 derniers mois
cette semaine
- Résidence Les Érables · chaufferievisite 2/2 · mardi · Yanis
- Bureaux Kléber · CTA et VMCvisite 3/4 · jeudi · Lucie
- Galerie du Centre · tableau électriqueen retard de 6 j · vendredi
02·le problème
Le dépannage à six heures, et le délai contractuel à tenir
Un commerce sans chauffage à l'ouverture, un contrat qui promet une intervention sous quatre heures. Fatou appelait ses techniciens un par un pour savoir qui était où. Le plus proche était déjà passé devant, et le délai a sauté de vingt minutes.
→ la solution
L'appel part au technicien le plus proche, chrono en vue
La demande se saisit, le contrat donne le délai, la carte montre les techniciens et leurs interventions en cours. Fatou affecte le plus proche en un geste, le chrono du délai tourne sous ses yeux, et le client reçoit l'heure d'arrivée. Le délai tenu s'écrit dans le rapport.
les dépannages du matin, affectés au plus proche, délais sous les yeux
astreinte · mardi · demandes du matin
3 ouvertes · délais tenus| site | demande | délai | technicien |
|---|---|---|---|
| Galerie du Centre | chauffage à l'arrêt | 4 h · reste 3 h 10 | Yanis · à 12 min |
| Résidence Les Érables | fuite local technique | 8 h · reste 6 h | Karim · après Kléber |
| Bureaux Kléber | VMC bruyante | 24 h | Lucie · visite jeudi |
| Clinique du Parc | alarme chaufferie · résolue | 2 h · tenu en 48 min | Yanis · 05 h 40 |
affectation depuis la carte · le client reçoit l'heure d'arrivée · délai tracé au rapport
03·le problème
Le rapport d'intervention, rédigé le lendemain
Le client veut un rapport : ce qui a été trouvé, ce qui a été fait, les pièces changées, la photo. Les techniciens les rédigeaient le lendemain, de mémoire, ou pas du tout. Le gestionnaire d'un immeuble a résilié pour « absence de traçabilité ».
→ la solution
Le rapport se dicte sur place, photos jointes
En refermant le local technique, le technicien dicte le rapport et prend ses photos. Il est rattaché au site, à l'équipement, au contrat. Le client le reçoit dans l'heure, avec les pièces posées et la photo du compteur. Le registre de l'immeuble se tient tout seul.
le rapport de Yanis, dicté en refermant le local technique
Dictée en cours · 00:27
« Galerie du Centre, chaudière deux, pressostat en défaut, remplacé, remise en service à huit heures vingt, pression à un virgule cinq, photo du tableau jointe, prévoir le remplacement du vase d'expansion à la prochaine visite. »
Ce que l'app en fait
- site
- Galerie du Centre · chaudière 2
- intervention
- pressostat remplacé · remise en service 08 h 20
- délai
- tenu · 2 h 34 sur 4 h
- à prévoir
- vase d'expansion · ajouté à la visite de décembre
- ✓Rapport envoyé au client
- ✓Pièce sortie du stock véhicule
- ✓Visite de décembre complétée
04·le problème
Le hors-contrat jamais facturé
Un contrat couvre l'entretien, pas la pièce à quatre cents euros ni le déplacement du dimanche. Les techniciens ne savaient pas toujours ce qui était compris, Fatou non plus en fin de mois. Des milliers d'euros de pièces et d'heures partaient dans le forfait, offerts sans le vouloir.
→ la solution
Chaque intervention sait si elle est comprise
Le contrat dit ce qu'il couvre. Chaque intervention se classe automatiquement, comprise ou hors contrat, pièces et heures à part. La facture mensuelle reprend le forfait, puis les lignes hors contrat, chacune avec son rapport joint. Le client ne discute pas, il a la preuve.
facture mensuelle · Galerie du Centre · septembre
forfait + hors contrat- Forfait contrat maintenance
- 1 850 € HT
- Pressostat chaudière 2 · pièce hors contrat
- 412 € HT · rapport du 16/09 joint
- Astreinte dimanche 07/09 · déplacement
- 180 € HT · rapport joint
- Total
- 2 442 € HT
✓générée le 30/09 · 2 lignes hors contrat, chacune avec son rapport
Mille visites par an,
trois en retard.
fatou · le contrat génère ses passages, le rapport se dicte
ce que ça change·en clair
Avant / après.
Un tableur de trois cents lignes, des visites manquées
→ Mille visites générées par les contrats, retards visibles
Des techniciens appelés un par un, un délai qui saute
→ Le plus proche affecté depuis la carte, chrono en vue
Des rapports rédigés le lendemain, ou jamais
→ Dictés sur place, reçus par le client dans l'heure
Des pièces et des heures offertes dans le forfait
→ Le hors-contrat facturé, rapport à l'appui
le prix·comment il se construit
Pas de grille tarifaire, mais pas de surprise non plus.
Deux entreprises du même métier n'ont pas le même outil, donc pas le même prix. Il se construit en cinq marches, les mêmes pour tout le monde.
- ▪ 01avant tout le reste
L'audit
- ▪ 02une fois, au démarrage
Le développement de votre outil
- ▪ 03chaque mois
L'abonnement
- ▪ 04quand vous le décidez
Ce que vous ajoutez plus tard
- ▪ 05incluse
L'intelligence artificielle
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▪ ce que son outil sait faire