Fatou, maintenance multitechnique.Soixante contrats, mille visites par an, et un délai d'intervention à tenir la nuit.
Fatou a 40 ans et dirige une entreprise de maintenance multitechnique de huit techniciens : chauffage, ventilation, électricité, plomberie, pour des bureaux, des commerces et des résidences. Soixante contrats, chacun avec ses visites obligatoires et son délai de dépannage. Voilà ce qu'on a supprimé.
Soixante contrats, mille visites préventives par an
Chaque contrat impose ses visites : deux par an sur la chaudière, quatre sur la ventilation, une sur le tableau électrique. Fatou tenait le planning sur un tableur de trois cents lignes, et un client signalait lui-même une visite manquée, avant de renégocier son contrat à la baisse.
Ce que fait l'outil
Les contrats génèrent leurs visites, l'année entière
Chaque contrat porte ses équipements et leurs périodicités. Les mille visites de l'année se posent d'elles-mêmes, se groupent par site et par secteur, et le planning des techniciens se remplit avec. Ce qui n'est pas fait à l'échéance remonte avant que le client s'en aperçoive.
préventif · 60 contrats · année en cours
cette semaine
- Résidence Les Érables · chaufferievisite 2/2 · mardi · Yanis
- Bureaux Kléber · CTA et VMCvisite 3/4 · jeudi · Lucie
- Galerie du Centre · tableau électriqueen retard de 6 j · vendredi
Le dépannage à six heures, et le délai contractuel à tenir
Un commerce sans chauffage à l'ouverture, un contrat qui promet une intervention sous quatre heures. Fatou appelait ses techniciens un par un pour savoir qui était où. Le plus proche était déjà passé devant, et le délai a sauté de vingt minutes.
Ce que fait l'outil
L'appel part au technicien le plus proche, chrono en vue
La demande se saisit, le contrat donne le délai, la carte montre les techniciens et leurs interventions en cours. Fatou affecte le plus proche en un geste, le chrono du délai tourne sous ses yeux, et le client reçoit l'heure d'arrivée. Le délai tenu s'écrit dans le rapport.
astreinte · mardi · demandes du matin
3 ouvertes · délais tenus| site | demande | délai | technicien |
|---|---|---|---|
| Galerie du Centre | chauffage à l'arrêt | 4 h · reste 3 h 10 | Yanis · à 12 min |
| Résidence Les Érables | fuite local technique | 8 h · reste 6 h | Karim · après Kléber |
| Bureaux Kléber | VMC bruyante | 24 h | Lucie · visite jeudi |
| Clinique du Parc | alarme chaufferie · résolue | 2 h · tenu en 48 min | Yanis · 05 h 40 |
affectation depuis la carte · le client reçoit l'heure d'arrivée · délai tracé au rapport
Le rapport d'intervention, rédigé le lendemain
Le client veut un rapport : ce qui a été trouvé, ce qui a été fait, les pièces changées, la photo. Les techniciens les rédigeaient le lendemain, de mémoire, ou pas du tout. Le gestionnaire d'un immeuble a résilié pour « absence de traçabilité ».
Ce que fait l'outil
Le rapport se dicte sur place, photos jointes
En refermant le local technique, le technicien dicte le rapport et prend ses photos. Il est rattaché au site, à l'équipement, au contrat. Le client le reçoit dans l'heure, avec les pièces posées et la photo du compteur. Le registre de l'immeuble se tient tout seul.
Le hors-contrat jamais facturé
Un contrat couvre l'entretien, pas la pièce à quatre cents euros ni le déplacement du dimanche. Les techniciens ne savaient pas toujours ce qui était compris, Fatou non plus en fin de mois. Des milliers d'euros de pièces et d'heures partaient dans le forfait, offerts sans le vouloir.
Ce que fait l'outil
Chaque intervention sait si elle est comprise
Le contrat dit ce qu'il couvre. Chaque intervention se classe automatiquement, comprise ou hors contrat, pièces et heures à part. La facture mensuelle reprend le forfait, puis les lignes hors contrat, chacune avec son rapport joint. Le client ne discute pas, il a la preuve.
facture mensuelle · Galerie du Centre · septembre
forfait + hors contrat- Forfait contrat maintenance
- 1 850 € HT
- Pressostat chaudière 2 · pièce hors contrat
- 412 € HT · rapport du 16/09 joint
- Astreinte dimanche 07/09 · déplacement
- 180 € HT · rapport joint
- Total
- 2 442 € HT
✓ générée le 30/09 · 2 lignes hors contrat, chacune avec son rapport
Ce qui change pour Fatou.
Un tableur de trois cents lignes, des visites manquées
Mille visites générées par les contrats, retards visibles
Des techniciens appelés un par un, un délai qui saute
Le plus proche affecté depuis la carte, chrono en vue
Des rapports rédigés le lendemain, ou jamais
Dictés sur place, reçus par le client dans l'heure
Des pièces et des heures offertes dans le forfait
Le hors-contrat facturé, rapport à l'appui
L'outil de Fatou, fonction par fonction.
Chaque fonction a sa page, avec son écran et les métiers qui s'en servent.
- ContratsLes contrats génèrent leurs passages, l'année entière, et rien ne s'oublie.→
- PlanningQui est où, ce qui peut s'enchaîner, ce qu'on peut promettre sans décaler quelqu'un d'autre.→
- Saisie vocaleTrente secondes au volant, et l'intervention est classée, datée, prête à facturer.→
- FacturationGénérée sans ressaisie, envoyée sur place, relancée par paliers que vous réglez.→
- PhotosLa photo datée règle en dix secondes ce qui se réglait à vos frais.→
- PilotageTout ce que le terrain saisit remonte, sans ressaisie, dans un écran qui décide.→
Les métiers voisins.
Leur page suit la même logique : une semaine racontée, et l'écran qui règle chaque problème.
- PaysagisteMarc, paysagisteQuarante jardins à entretenir, et personne pour tenir le calendrier.→
- SerrurierDriss, serrurierVingt minutes sur place, et tout doit être en règle.→
- NégoceChristophe, négociantTrois commerciaux sur la route, et l'encours qui se découvre à la clôture.→
Votre métier n'y est pas ? Décrivez-le au configurateur, il compose l'outil en direct.
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L'outil de Fatou, montré sur vos documents.
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- 30 minutes en visio, sans engagement
- Vos clients et votre catalogue repris depuis vos fichiers
- Opérationnel la première semaine