Hélène, syndic.Trente-huit immeubles, neuf cents copropriétaires, et chacun a raison d'appeler.
Hélène a 47 ans et dirige un cabinet de syndic de trois personnes : trente-huit copropriétés, environ neuf cents lots. Des assemblées à convoquer dans les délais, des fonds à appeler, des fuites à faire réparer, et un téléphone qui ne s'arrête jamais. Voilà ce qu'on a supprimé.
Trente-huit assemblées, trente-huit convocations
Une convocation part vingt et un jours avant, avec l'ordre du jour, les comptes et les devis. Hélène les assemblait une à une, et une convocation partie avec un jour de retard, c'est une assemblée contestable et une année de décisions fragiles.
Ce que fait l'outil
Le calendrier des assemblées tient les délais tout seul
Chaque copropriété porte sa date d'assemblée, son ordre du jour qui se remplit au fil de l'année, ses pièces. À J-28, l'outil alerte ; à J-21, la convocation part par envoi électronique recommandé, avec preuve. Le procès-verbal se rédige depuis les votes saisis en séance.
assemblées · 4e trimestre
11 à convoquer · délais tenus| copropriété | assemblée | convocation | état |
|---|---|---|---|
| Résidence Les Érables · 48 lots | 14/10 | à envoyer le 23/09 | ordre du jour complet |
| Le Carnot · 22 lots | 21/10 | à envoyer le 30/09 | 2 devis manquants |
| Villa Marceau · 9 lots | 04/11 | à envoyer le 14/10 | comptes en relecture |
| Les Tilleuls · 64 lots | 26/09 | envoyée le 04/09 · preuve | procès-verbal en préparation |
convocations recommandées électroniques · preuves archivées · pv depuis les votes
Le copropriétaire qui ne paie pas depuis trois trimestres
Un appel de fonds impayé, puis deux, puis trois. Hélène le savait, quelque part dans la comptabilité, mais relancer un copropriétaire est le coup de fil qu'on remet. À la fin, c'est la copropriété entière qui manque de trésorerie pour payer le chauffagiste.
Ce que fait l'outil
Les appels de fonds partent, les relances suivent leurs paliers
L'appel de fonds trimestriel part à tous les copropriétaires selon leurs tantièmes. Un retard déclenche ses paliers : rappel, relance ferme, mise en demeure avec les frais prévus au règlement. Hélène valide chaque palier, l'outil rédige et envoie.
Résidence Les Érables · appels de fonds
48 lots · 94 % encaissés- M. Rolland · mise en demeure préparée, frais prévus au règlement
- Relance ferme · 3 copropriétaires
- Rappel aimable · 7 copropriétaires · 4 ont réglé
La fuite du troisième, signalée le dimanche
Un copropriétaire appelle : de l'eau coule chez lui depuis l'appartement du dessus. Hélène cherchait un plombier, le rappelait, informait les deux copropriétaires, puis oubliait de suivre le devis. Quinze appels pour une fuite, et personne ne savait où on en était.
Ce que fait l'outil
La sollicitation devient un ordre de service suivi
La demande se saisit ou se dicte, rattachée à l'immeuble et au lot. L'ordre de service part au plombier du contrat, avec l'accès et le contact. Chaque étape, passage, devis, réparation, se voit sur la fiche, et les copropriétaires concernés sont informés sans qu'Hélène décroche.
ordres de service · en cours
9 ouverts · 2 urgents| immeuble | demande | prestataire | état |
|---|---|---|---|
| Les Érables · lot 31 | fuite plafond · depuis le 32 | plomberie Ruiz | passage lundi 8 h · 2 copropriétaires prévenus |
| Le Carnot · parties communes | porte de hall bloquée | serrurerie Blin | réparé · facture reçue |
| Villa Marceau | ascenseur à l'arrêt | contrat Ascelec | technicien sur place |
| Les Tilleuls · cage B | ampoules palier | gardien | fait |
chaque étape informe les copropriétaires concernés · hélène ne rappelle plus
Le contrat d'ascenseur qui expire sans qu'on le sache
Ascenseur, chaudière collective, extincteurs, diagnostic technique : chaque immeuble a ses contrats et ses contrôles obligatoires. Hélène les suivait dans un classeur, et découvrait une échéance passée quand un copropriétaire demandait l'attestation.
Ce que fait l'outil
Le carnet d'entretien de chaque immeuble se surveille seul
Chaque immeuble porte ses contrats, ses contrôles et leurs périodicités. Trois mois avant une échéance, l'outil la remonte, propose la mise en concurrence si le règlement l'exige, et l'inscrit à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Le classeur est devenu un calendrier.
contrats et contrôles · 38 immeubles
à traiter
- Villa Marceau · contrat ascenseuréchéance 15/12 · mise en concurrence à l'ordre du jour
- Les Érables · chaudière collectiveentretien annuel · planifié le 03/10
- Le Carnot · extincteursvérification · 28/10
Ce qui change pour Hélène.
Des convocations assemblées une à une, parfois en retard
Les délais tenus par le calendrier, preuves archivées
Des impayés connus mais jamais relancés
Des paliers de relance qu'Hélène valide
Quinze appels pour une fuite
Un ordre de service suivi, les copropriétaires informés
Des échéances de contrats découvertes trop tard
Le carnet d'entretien qui alerte à trois mois
L'outil d'Hélène, fonction par fonction.
Chaque fonction a sa page, avec son écran et les métiers qui s'en servent.
- FacturationGénérée sans ressaisie, envoyée sur place, relancée par paliers que vous réglez.→
- ContratsLes contrats génèrent leurs passages, l'année entière, et rien ne s'oublie.→
- ClientsLa fiche raconte la relation : rien ne se perd, même quand quelqu'un s'en va.→
- PilotageTout ce que le terrain saisit remonte, sans ressaisie, dans un écran qui décide.→
Les métiers voisins.
Leur page suit la même logique : une semaine racontée, et l'écran qui règle chaque problème.
- Gestion locativeKarine, administratrice de biensCent quatre-vingts loyers le 1er, et quatre-vingt-quinze propriétaires qui veulent leur compte.→
- Marchand de biensAntoine, marchand de biensSix opérations en parallèle, et la marge qui se décide dans les détails.→
- Agence immoL'agence VaubanSept personnes, un seul outil, et une dirigeante qui pilote en chiffres.→
Votre métier n'y est pas ? Décrivez-le au configurateur, il compose l'outil en direct.
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L'outil d'Hélène, montré sur vos documents.
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- 30 minutes en visio, sans engagement
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- Opérationnel la première semaine